Этикет телефонного общения
В настоящее время люди, кажется, значительно увеличили количество способов общения. Помимо стационарной связи добавляется сотовая связь, а также многочисленные средства обмена мгновенными сообщениями: электронная почта, онлайн-приложения… Однако эффективное и удобное общение по тому или иному каналу связи не всегда возможно. В чем причина?
Используйте слова вместо устного общения
Молодых людей, родившихся после 1997 года, называют поколением Z. Они выросли в эпоху электроники, которая влияет на то, как они общаются. В частности, в отличие от предыдущих поколений, у них вообще нет культуры общения по телефону. Этот навык по-прежнему очень важен в современной жизни. На основе этого американка Мэри Джейн Коппс открыла собственный бизнес, обучая клиентов культуре телефонного общения.
Коппс сказала, что ее поколение учили правильно отвечать на телефонные звонки и совершать личные звонки, но сегодня многие молодые люди страдают так называемой телефонофобией. У них могут возникнуть трудности с использованием телефона для общения с людьми на работе. Женщина-менеджер еще может отбарабанить клиенту заранее заученные слова, но если он начнет задавать вопросы, то обычно возникают проблемы. В результате вам приходится прерывать разговор, чтобы попросить ответа у начальника или узнать какую-то дополнительную информацию, что непродуктивно.
Текстовых сообщений не всегда достаточно, особенно если вы работаете в сфере бизнеса или финансов. А текстовые разговоры не всегда строятся в реальном времени. Кроме того, бывают случаи, когда необходимо получить оперативный ответ, но в текстовом виде это может занять много времени.
Например, мне иногда приходится общаться с новостными службами, чтобы получить отзывы спикеров или получить аккредитацию на какое-либо мероприятие. Если я пишу через Мессенджер, ответ может существенно задержаться. И меня попросили подготовить материалы в сжатые сроки. Или мероприятие вот-вот начнется…
«Вы не строите отношения по электронной почте, потому что очень важно услышать тон другого человека», — говорит Мэри Коппс. Это верно во многих случаях.
незапланированный звонок
Напротив, есть люди, которые предпочитают общаться устно. Но одно дело, если дело нужно обсудить немедленно, а другое, если дело вообще не является срочным или если вопрос можно легко решить в письменной форме.
Если вы отправите сообщение, скорее всего, получатель прочитает его, когда ему будет удобно. Дополнительно в сообщении может быть представлена информация в развернутом виде. Тексты можно перечитывать, что снижает вероятность того, что собеседник что-то упустит.
Я предупредил всех своих друзей, чтобы они не вставали раньше 12 часов дня. Но некоторые люди позвонят с 10 до 11 часов или даже раньше. К счастью, у меня есть привычка выключать телефон на ночь. Однако мой стационарный телефон всегда был включен, и иногда те, кто знал номер, звонили мне и будили меня из постели или мешали позавтракать. Как вы думаете, у них есть какие-нибудь важные вопросы, которые они могут мне задать? Нет, те, кто умеет ждать.
Чаще всего это делают пожилые люди. Они привыкли рано вставать и общаться по телефону, и считают, что нет ничего плохого в том, чтобы позвонить утром и обсудить какие-то волнующие их темы, но не слишком серьезно.
Отправить голосовое сообщение
Голосовые сообщения зачастую удобны для самого отправителя, так как не приходится долго набирать текст на клавиатуре, а можно просто включить диктофон. Но что, если вы находитесь на работе или в общественном транспорте и вдруг кто-то шумит?
Прослушивание сообщения в это время может быть для вас неудобным. С другой стороны, что, если есть что-то срочное? Но ты не узнаешь, пока не послушаешь.
Логичнее было бы сначала написать короткий текст с описанием темы, которую вы хотите обсудить, а затем отправить голосовое сообщение. Если вы считаете, что получатель может быть занят и вам нужен быстрый ответ, лучше полностью избегать этого формата.
Принудительный видеовызов
Иногда, если это собеседование или онлайн-курс, без видеозвонка не обойтись. Но бывают случаи, когда должен состояться обычный разговор, но собеседник просит включить камеру.
Во-первых, камера «съедает» трафик. Во-вторых, человеку не всегда удобно показывать на видео себя и свое окружение. Предположим, я ношу домашнюю одежду и не расчесываюсь. Почему я появляюсь в таком виде? Или, может быть, в моей комнате беспорядок…
Однажды я работал над проектом для издательства с девушкой. Девушка живет в другом городе и мы договорились пообщаться по скайпу. При этом моя собеседница попросила не только включить камеру, но и расположить ее так, чтобы она могла хорошо видеть мое лицо. Еще я включил запись экрана. Конечно, она и раньше видела мои фотографии в социальных сетях, поэтому было непонятно, зачем ей нужно было меня видеть. Я считаю, что это все же нарушение конфиденциальности. У собеседника могут быть свои причины не появляться перед камерой.
Приходите в гости без звонка
Раньше, когда способов связи было не так много и телефон был не в каждом доме, это считалось нормой. К кому в советские времена не приходил друг или родственник без предупреждения?
Но на дворе двадцать первый век. По крайней мере, у каждого есть мобильный телефон. Поэтому, по правилам вежливости, посещать человека следует только в том случае, если вы обратитесь к нему и сообщите, что собираетесь в гости.
Приезд без звонка допускается только в крайних случаях. Кроме того, вы можете вообще не застать человека дома или нарушить его планы.
Сделаем общение приятным, продуктивным и полезным!